Anoniem maken documenten voor vergunning
In de handreiking op deze pagina vindt u tips om die u helpen om keuzes te maken in het aanleveren van de documenten bij de gemeente, zodat u niet voor verrassingen komt te staan bij aanvraag van een (omgevings)vergunning. Het volgen van deze handreiking voorkomt eventuele problemen met persoonsgegevens van uw eigen personeel en problemen met opdrachtgevers rond bedrijfsgegevens en privacy.
Waarom de handreiking Anonimiseren bij aanvraag vergunning?
Een vergunningaanvraag die is ingediend bij gemeente Halderberge moet door ons ter inzage worden gelegd voor geïnteresseerden. Dit geldt niet alleen voor de aanvraag zelf, maar ook voor alle documenten die de aanvraag ondersteunen (zoals rapporten en bouwtekeningen).
In de aangeleverde documenten kunnen gevoelige gegevens staan. Bijvoorbeeld namen van uw opdrachtgever, van uw eigen medewerkers of van ambtenaren die u gesproken heeft. In rapporten en ontwerpen kunnen bedrijfsgegevens staan die vertrouwelijk zijn en waarvan openbaarmaking moet worden voorkomen, zoals kosten of beveiligingsmaatregelen.
Terinzagelegging van die informatie kan leiden tot een risico voor uw opdrachtgever of voor uw eigen organisatie. U mag immers niet zomaar gegevens over een persoon (een medewerker of een opdrachtgever) of over een bedrijf (uw eigen bedrijf of een opdrachtgever) met derden delen. Maar deze informatie moet wel gedeeld worden met de overheidsorganisatie, omdat anders beoordeling van de vergunningaanvraag niet mogelijk is.
Enkele tips uit de handreiking
- Neem geen onnodige persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgegevens op in documenten die bestemd zijn om ter inzage te worden gelegd.
- Vermeld noodzakelijke persoonsgegevens maar één keer (noem de naam van een opdrachtgever bijvoorbeeld slechts eenmaal en spreek verder over ‘de opdrachtgever’);
- Zorg dat persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens gemakkelijk gevonden en verwijderd kunnen worden (ook bijvoorbeeld door anonimiseringssoftware). Neem geen persoonsgegevens op in een tekening, maak geen handgeschreven aantekeningen met persoonsgegeven erin en zet persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens zoveel mogelijk op een makkelijk herkenbare plaats, bijvoorbeeld in een speciale bijlage.
- Ideaal: maak twee versies van een document. Eén versie voor de overheidsorganisatie dat de aanvraag behandelt en één openbare versie voor de terinzagelegging.