Privacy voor stichtingen en verenigingen

De zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens is geregeld in de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG). De AVG is vanaf 25 mei 2018 van kracht in alle Europese lidstaten en geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken.

Iedere organisatie is zelfstandig verantwoordelijk om te voldoen aan de bepalingen uit de AVG. Maar wat moet je precies doen, wanneer en hoe? De gemeente Halderberge heeft hierin dus geen taak. Wij adviseren verenigingen en stichtingen e.d. zich waar mogelijk te richten tot de eigen koepelorganisaties, brancheverenigingen of bonden. Deze kunnen veelal de juiste informatie verstrekken op het specifieke terrein van de organisatie en voorzien in voorbeelden en/of modelformulieren.
Daarnaast is er ook veel informatie te verkrijgen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

Een paar tips kunnen we u alvast meegeven:

• Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Daaronder vallen NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en pasfoto’s, maar het gaat verder dan dat. Ook lidmaatschapnummers zijn persoonsgegevens. En foto’s die genomen zijn tijdens evenementen kunnen ook persoonsgegevens bevatten.
• Verzamel en gebruik geen persoonsgegevens die je niet strikt nodig hebt;
• Zorg er voor dat je kunt uitleggen welke persoonsgegevens je hebt, waarvoor je ze gebruikt en wanneer je ze weer verwijderd;
• Deel uitsluitend persoonsgegevens met anderen als je daar een goede wettelijke grondslag voor hebt, of als je daarvoor uitdrukkelijk en aantoonbaar toestemming van de betrokkenen voor hebt;
• Geef zo min mogelijk mensen/medewerkers toegang tot persoonsgegevens;
• Zorg voor een veilige opslag en toegangsbeveiliging (gebruikersnaam/wachtwoord, evt. tweefactor-authenticatie).