Sponsorregeling

Sponsorregeling 2024-2028

Aanleiding

Doel van de sponsorregeling  is: Halderberge in de spotlight zetten door gerichte sponsoring van evenementen.  

De sponsorregeling draagt bij aan de groei van een vitaal en kleurrijk evenementenaanbod. Er is een belangrijk accentverschil vergeleken met de eerdere regeling.
Bij beoordeling van aanvragen zal de waarde van sponsoring voor het bevorderen van recreatie (ook  sportieve), toerisme en promotie van Halderberge uitdrukkelijk worden overwogen.

De focus ligt  op evenementen met een substantieel bereik  (bezoekersaantal 250 en / of lokale en regionale exposure), toegankelijk en aantrekkelijk voor bezoekers uit tenminste alle kernen van Halderberge. Promotie van gemeente Halderberge als gastheer en sponsor van het evenement moet zichtbaar zijn bij promotie en uitvoering van het evenement.

Definitie sponsoring en sponsorregeling

Onder sponsoring wordt in deze regeling verstaan:
Een overeenkomst waarbij de gemeente een evenement financieel ondersteunt en de organisatie/aanvrager actief inzet op het vergroten van de naamsbekendheid en positieve uitstraling  van Halderberge.

Sponsoring is een privaatrechtelijke overeenkomst, waarin gemeente Halderberge als sponsor een financiële bijdrage levert op voorwaarde dat de gesponsorde de naamsbekendheid van de sponsor vergroot.

De sponsorregeling van de gemeente Halderberge is géén donatie of subsidie die wordt verstrekt als alleen een tegemoetkoming in de kosten om de begroting van een evenement sluitend te krijgen. Bij sponsoring worden afspraken gemaakt over wederzijdse prestaties bij een concreet evenement. Subsidie en sponsoring kunnen naast elkaar aangevraagd worden.

Doelstelling

Sponsoring vergroot de naamsbekendheid en of goede naam van Halderberge. Evenementen hebben meerwaarde voor toerisme en  (sportieve) recreatie en promotie van gemeente Halderberge als gastheer . De te sponsoren evenementen richten zich actief op het aantrekken van deelnemers en/of bezoekers uit Halderberge en zo mogelijke daarbuiten.

Toetsingskader en tegenprestatie

Aan de hand van onderstaande criteria wordt een sponsorverzoek beoordeeld:

1. Het evenement vindt plaats in de periode 1 januari  tot 31 december in het lopende sponsorjaar.
2. Het evenement zet Halderberge positief ‘ín de spotlight’, draagt bij aan haar goede naam en naamsbekendheid.
3. Het evenement trekt tenminste 250 bezoekers.
4. Het evenement wordt lokaal uitstekend gepromoot, zo mogelijk ook regionaal en/of bovenregionaal gepromoot.
5. Iedereen moet het evenement (al-dan-niet gratis) kunnen bezoeken.
6. Sponsorgelden worden uitsluitend verstrekt aan aan  organisaties  die verantwoordelijk zijn voor het evenement. Natuurlijke personen komen niet in aanmerking voor sponsoring.
7. Uitgangspunt is om zoveel mogelijk verschillende evenementen in aanmerking te laten komen. In principe per organisatie één evenement.
8. Het evenement vindt plaats in gemeente Halderberge.
9. De organisatie beschikt over een communicatieplan voor de promotie van het evenement en de naamsbekendheid van Halderberge.
10. De organisatie maakt afspraken met Visit Halderberge over de promotie en bekendheid van evenementen en vermelding op relevante kanalen  www.visithalderberge.com
11. De organisatie van het evenement staat positief bekend en straalt kwaliteit uit.
12. De gemeente overweegt bij de beoordeling van de aanvraag voor sponsoring eerdere ervaringen met de organisatie en / of het evenement. 
13. Het evenement heeft geen politiek of religieus doel.
14. De organisator van het evenement beschikt over de benodigde vergunningen/ontheffingen en voldoet aan de eisen die vanuit de gemeente en/of andere overheidsinstanties aan het evenement worden gesteld.

Uitvoering 

Sponsoraanvragen

De gemeente maakt bekend dat organisaties een verzoek tot sponsoring kunnen indienen bij de gemeente.

1. Aanvragen voor (reeds geplande) evenementen kunnen worden ingediend vanaf 1 december voor het volgende jaar. Bij toereikend budget kan een tweede ronde volgen;
2. Het aanvraagformulier sponsoring is volledig ingevuld;
3. Het aanvraagformulier wordt ingediend vóór aanvang van het evenement.
4. Aanvragen die buiten de gestelde termijnen worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
5. Aanvragen die niet voldoen aan de voorwaarden die worden vermeld onder 1 t/m 4 worden buiten behandeling gelaten.
6. Indien een organisatie meerdere evenementen organiseert, krijgt de organisatie eenmaal de sponsorbijdrage die hij kan onderverdelen onder meerdere evenementen

Hoogte en uitkering van het sponsorbedrag

Voor de uitvoering van deze regeling is € 10.000 beschikbaar. De sponsorbedragen worden uiterlijk 1 mei  toegekend. Verdeling vindt plaats op basis van de te verwachten prestatie en op basis van verdeling naar rato van het aantal aanvragen. Met inachtneming van deze verdeling bedraagt het  sponsorbedrag per aanvraag maximaal €1000,-. Bij onderuitputting van het budget, kan een tweede ronde voor sponsoraanvragen volgen.

De beoordeling van alle verzoeken vindt plaats nadat de indieningstermijn is verstreken. Verzoeken die niet binnen deze sponsorregeling passen, worden zo mogelijk verwezen naar bestaande subsidiemogelijkheden. Na sluiting van de termijn ontvangen alle aanvragers ontvangen een reactie op de aanvraag met een beslissing op de aanvraag.

Financieel kader

De sponsorregeling geldt voor de jaren 2024-2028. Uitvoering van de regeling is gemandateerd aan de manager van team ontwikkeling. Betaling vindt plaats uit het budget recreatie en toerisme. Voor de uitvoering is €10.000,- per jaar beschikbaar.